7 Operation Management

Die aus dem System Management heraus implementieren Systeme werden in nach Ihrer Inbetriebnahme gewöhnlich in den Regelbetrieb überführt. Alle nun anfallenden Aktivitäten werden im Rahmen des Operation Management durchgeführt.

Die Erfahrung hat gezeigt, daß zur Unterstützung dieses Prozesses eine festgelegte Struktur Reibungsverluste minimiert und für eine effiziente Umsetzung aller Maßnahmen führt. Zudem können alle Aktivitäten transparent dargestellt werden und jederzeit auf einem aktuellen Stand an das Management berichtet werden.

In SysMT ist das Operation Management mit den Paradigmen Thread und Maintain umgesetzt. Beide sind im nachfolgenden detailliert beschrieben.

7.1 Diskussionen

Während unsere langjährigen Betriebsarbeit hat sich herausgestellt daß die im Regelbetrieb durchgeführten Tätigkeiten einen kontinuierlichen Dialog mit den Fachbereichen bzw. Applikationseignern erfordern. Hierbei werden die anstehenden Maßnahmen zunächst informell diskutiert, erfaßt und protokolliert. In einem nächsten Schritt wird hieraus ein entsprechender Konsens gebildet und konkrete Wartungsmaßnahmen abgeleitet.

7.1.1 Diskussionen verfolgen

Über die Thread Auswahl im Hautpmenu findet der Einstieg in die Diskussionsverwaltung statt. Es kann dann in der Kopfleiste nach verschiedenen Auswahlkriterien Diskussionen gefiltert werden.

7.1.2 Anlegen einer neuen Diskussion

Beim Anlegen einer neuen Diskussion sollte zunächst die Diskussionsgruppe festgelegt werden, zu welcher die Diskussion angehören soll. Normalerweise wird über die Diskussionsgruppe die Teilnehmerschaft festgelegt, welche aktiv oder passiv an der neuen Diskussion beteiligt ist.

Weiterhin sollte eine kurze Beschreibung gegeben werden, was der Inhalt der Diskussion ist. Ein Wiedervorlagedatum beschreibt, wann der nächste Termin zur ( gemeinsamen ) Wiedervorlage ansteht. Bis zu diesem Termin sollten die in der Diskussion offenen Aktivitäten von dem jeweiligen Verantwortlichen bearbeitet sein. Die jeweilige Verantwortung kann durch die aktive Geschäftsgruppe beschrieben werden. Ein Teilnehmner dieser Gruppe sollte bzgl. der Diskussion aktiv werden und bis zum nächsten Wiedervorlagedatum die vereinbarten Tätigkeiten erledigt haben. Zur Unterstützung kann im Diskussionfilter nach aktiven Gruppen recherchiert werden. D.h. jeder Teilnehmer kann sich die Liste der Diskussionen auflisten lassen, in welchen er bzw. seine Geschäftsgruppe aktiv werden sollte.

7.1.3 Diskussionsprotokoll

Die während einer Sitzung erarbeiteten Ergebnisse und Entscheidungen werden im Diskussionsprotokoll festgehalten. Dabei wird zu einem Protokolleintrag automatisch immer der aktuelle Zeitstempel sowie der Name des protokollierenden Benutzers erfaßt.

Es hat sich bewährt, daß außerhalb der ( regelmässigen ) Sitzungen von den bearbeitenden Benutzern das Protokoll sinnvoll weitergepflegt wird. So liegen zur nächsten anstehenden Sitzung die erarbeitenen Ergebnisse bereits im Diskussionsprotokoll vor.

7.1.4 Dokumentenanhänge

Die sich im Laufe einer Diskussion angesammelten Informationen, welche nicht sinnvoll direkt im Diskussionprotokoll gespeichert werden können, sind als Dokumentenanhänge beizufügen. Hierzu können über den Dokumentenreiter beliebige Dokumentenformate als Datei von lokalen Desktop auf den Applikationsserver hochgeladen werden.

Die Darstellung der hochgeladenen Dokumente erfolgt dann über den Web-Browser. Hierbei sind vom Benutzer geeignete Einstellungen für den jeweiligen Web-Browser vorzunehmen, damit eine adäquate Anzeige erfolgt.

7.1.5 Verbindung zum Wartungskalender

Die aus einer Diskussion heraus definierten Wartungsmaßnahmen können direkt abgeleitet und erstellt werden. Über den Reiter Maintain kann für ein ausgewähltes System eine neuer Wartungstermin angetriggert werden. Dabei wird autmatisch die Verbindung zur aktuellen Diskussion hergestellt.

Die zur Diskussion zugehörigen Wartungstermine können dann auch direkt recherchiert werden. Die ist die Anzahl der abgeleiteten Termine direkt im Diskussionspanel ersichtlich.

7.2 Wartungskalender

Im Wartungskalender werden alle Wartungsaktionen mit und ohne Downtime gepflegt. Dabei ist eine Wartungsmaßnahme immer an ein bestimmtes System gebunden, welches in SysMT erfaßt ist. Der Wartungskalender dient in diesem Sinne als (Vor-)Planungs- und Auskunftssystem bzgl. aller Aktivitäten, welche zukünftig anstehen. Dabei hat es sich als sinnvoll erwiesen, eine langfristige Perspektive zu haben. Vorplanungen bis zu einem Jahr sind in bestimmten Fällen durchaus sinnvoll ( z.B. Regelschaltungen von Clustersystemen ). Dies schafft Transparenz zu allen beteiligten Geschäftspartnern und vermeidet Irritationen, welche bei kurzfritiger Bekanntgabe von Downtimes oft nicht vermeidbar ist.

7.2.1 Erzeugen eines Wartungseintrags

Die Neuanlage eines Wartungstermin wird entweder ad hoc oder als Maßnahme einer zugehörigen Diskussion erzeugt. Neben der Zuordung zur Diskussion und zum System werden noch Art der Wartungsaktivität und eine kurze Beschreibung angegeben.

Die Zeitfenster für die Wartungsaktion werden sowohl in Bezug auf die Gesamtdauer einschliesslich Vor- und Nachbereitung festegelegt als auch in Bezug auf die effektive Downtime ( Nichtverfügbarkeit des Systems ).

In einer Freitextbeschreibung können zusätzliche Informationen zu der Wartungsaktion beigefügt werden. Umfassendere Informationen zum Gesamtkontext sind in aller Regel über die Diskussion ersichtlich, zu welcher die Maßnahme gebunden ist.

Wird die Wartungsaktion zusätzlich über ein Ticketsystem verwaltet, kann die entsprechende Ticketnummer beigefügt werden, so daß hierdurch eine Verbindung geschaffen wird.

Nach der Neuanlage der Wartungsaktion kann diese dann entweder über den Freigabeprozess direkt genehmigt werden oder in weiteren Bearbeitungsschritten mit Informationen angereichert bzw. korrigiert werden.

7.2.2 Bearbeiten eines Wartungseintrags

Bevor ein erstellter Wartungseintrag bzgl. der Kerninformation verändert werden kann, muß dieser zunächst dediziert in Benutzung genommen werden ( Claim ).

Im Bearbeitungsmodus wird der Wartungseintrag als gesperrt markiert und kann bis zur Bestätigung oder Abbruch der Änderung ausschliesslich vom entsprechenden Benutzer bearbeitet werden.

Da die Kerninformation relevant für den Freigabeprozess ist, bewirkt eine entsprechende Änderung eine Rücksetzung der Freigabe. D.h. die neuen Kerninformatioen müssen von den beteiligten Gruppen zunächst geprüft und gegebenfalls erneut bestätigt werden.

Die Felder zur Freitextbeschreibung der Wartungsaktion sowie die Ticketnummer sind nicht relevant für den Freigabeprozess und können ohne dedizierte Benutzung modifiziert werden. Dabei bleibt dann auch der aktuelle Status des Freigabeprozesses erhalten.

7.2.3 Suche nach Wartungseinträgen

Die in SysMT verwalteten Wartungseinträge können nach verschiedenen Kriterien recherchiert werden. Dabei ist zu beachten, daß in jedem Falle nur Einträge sichtbar sind, welche sich im sichtbaren Raum des Benutzers befinden ( Gruppenkonzept ). Über die Standardsuchen kann mit den jeweiligen Suchparametern nach wesentlichen Attributen recherchiert werden.

Für weitergehende Suchanforderungen können benutzerdefinierte Suchen erstellt werden, in welchen unterschiedliche Suchkriterien beliebig kombiniert werden können.

7.2.3.1 Standardsuchen

Folgende Standardsuchen stehen zur Verfügung

Suche nach Status
Suche nach System
Suche nach Service
Suche nach Kurzbeschreibung
Suche nach Diskussion
Suche nach MID
Suche nach Monat
Suche nach Ticket

7.2.3.2 Benutzerdefinierte Suchen

Für individuelle Anforderungen kann jeder Benutzer eigene Suchen definieren. Die Suche wird mit einem eindeutigen Namen versehen und erscheint dann als Auswahl bei den Benutzersuchen.

Das Suchkriterium wird als logischer Ausdruck in SQL Schreibweise formuliert. Dabei sind die sysntaktischen Eigenheiten der jeweiligen Datenbank zu beachten. Attribute und Hilfsfunktionen können wie nachfolgend aufgeführt verwendet werden.

Attribute	Type	Beschreibung	Beispiel
mid	integer	Eindeutige Id des Wartungseintrags	mid = 4711
lockby	varchar	Sperrinformation, ist auf den Namen des entsprechenden Users gesetzt wenn der Eintrag gesperrt ist, andernfalls null	lockby = 'lemke'
srvname	varchar	Servicename des zugehörigen Services	srvname like '%Power%'
slanr	varchar	SLA-Bezeichnung der zugehörigen SLA	slanr like 'SLA-47%'
sid	varchar	System Id des zugehörigen Systems	sid = 'PAA'
mtinfo	varchar	Systemspezifische Wartungszusatzinformation	mtinfo like '%lemke%'
shortdesc	varchar	Kurzbeschreibung des Wartungseintrags	shortdesc like '%oracle%'
description	varchar	Langbeschreibung des Wartungseintrags	description like '%XXX%'
mtfrom	timestamp	Startzeitpunkt der Wartungsaktion	mtfrom > tstr2ts('09.11.2013 19:30:00')
mtto	timestamp	Endzeitpunkt der Wartungsaktion	mtto > dstr2ts('09.11.2013')
downfrom	timstamp	Startzeitpunkt der Nichtverfügbarkeit während der Wartung	downfrom > dstr2ts('09.11.2013')
dowto	timestamp	Endzeitpunkt der Nichtverfügbarkeit während der Wartung	downto > tsnow()
status	varchar	Status der Wartungsaktion	status = 'Requested'
ticketnr	varchar	Ticketnummer aus einem nachgelagerten System, welche der Wartungsaktion zugewiesen ist	ticketnr = 7654382
mttype	varchar	Type der Wartungseintrags	mttype = 'SAP'

Funktion	Beschreibung	Eingabeparameter	Ausgabeparameter
tsnow	Liefert den aktuellen Zeitstempel zurück		timestamp
tstr2ts	Konvertiert eine Zeichenkette des Formats dd.mm.YYYY HH:MM:SS in einen Zeitstempel	varchar	timestamp
dstr2ts	Konvertiert eine Zeichenkette des Formats dd.mm.YYYY in einen Zeitstempel	varchar	timestamp
tsgetsec	Liefert den Sekundenanteil eines Zeitstempels	timestamp	integer
tsgetmin	Liefert den Minutenanteil eines Zeitstempels	timestamp	integer
tsgethour	Liefert den Stundenanteil eines Zeitstempels	timestamp	integer
tsgetmonth	Liefert den Montsanteil eines Zeitstempels	timestamp	integer
tsgetyear	Liefert des Jahresanteil eines Zeitstempels	timestamp	integer
ts2date	Liefert eine Darstellung der Form dd.mm.YYYY für einen gegebenen Zeitstempel	timestamp	varchar
ts2time	Liefert eine Darstellung der Form dd.mm.YYYY HH:MM:SS für einen gegebenen Zeitstempel	timestamp	varchar

Aus den oben beschriebenen Attributen und Funktionen können nun SQL-Suchausdrücke beschrieben werden. Hier einige Beispiele

Suche	Bedingung
Alle Einträge für System XYZ im Jahr 2013	sid = 'XYZ' and tsgetyear(mtfrom) = 2013
Alle Einträge, in welchen das Muster XXX im Beschreibungsfeld vorkommt	description like '%XXX%'

Mit den oben beschriebenen Regeln können über die Benutzersuchenverwaltung nun geeignet individuelle Suchen angelegt und bearbeitet werden.

7.2.4 Wartungsfreigabe

Der Freigabeprozess ermöglicht es, eine Bestätigung für den jeweiligen Termin von allen beteiligten Geschäftsgruppen einzuholen. Die Definition es Freigabeprozesses, d.h. welche Gruppen an der Freigabe beteiligt sind findet im Rahmen des Servicemanagement statt und ist dort detailliert beschrieben. An dieser Stelle soll nur die Durchfühung des Freigabeprozesses beschrieben werden.

Neu angelegte Termine befinden sich zunächst im Zustand Requested. Über das Genehmigungs-Panel kann nun jede Geschäftsgruppe die Freigabe über Aktivierung des Approve-Buttons bestätigen.

Haben alle Gruppen bestätigt, ändert sich der Status des Wartungseintrags auf Status Approved

Es ist zu beachten, daß die Statusänderung durch den Approval die Trefferliste der Wartungssuche beeinflußt. In obigem Falle fällt der Wartungstermin aus der Suche, da sich der Zustand von Requested auf Approved geändert hat, die Suche aber alle Termine mit Status Requested filtert.

7.2.5 Klonen von Einträgen

Mittels der Klone-Funktion können Wartungseinträge auf einfache dupliziert werden. Dabei wird eine vollständige Kopie des Eintrags für das angegebene Zielsystem erstellt.

Ebenso können auch Kopien für ganze Systemgruppen erstellt werden. Bei der Gruppenauswahl erscheinen diejenigen Systemgruppen, in welchen das Quellsystem bereits enthalten ist. Beim Kopiervorgang wird dann für das Quellsystem keine weitere Kopie erstellt.

7.2.6 Kalendersicht

Die Kalendersicht stellt die selektierte Auswahl an Wartungsterminen einer Monatsübersicht dar. Die Selektion kann dabei über alle für den Benutzer sichbaren Termin erfolgen oder bezogen auf einen einzelnen Service bzw. auf eine Systemmenge.

Über die Kalendersicht ist es auch möglich, Termine freizugeben. Hierzu wird der entsprechende Termin selektiert und im Freigabe-Panel durch Drücken des Approve-Button die Freigabe erteilt.

7.2.7 Wartungsberichte

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7.2.8 Einsatzplanung

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